Kommunikation och samordning i projektteamet
Effektiv kommunikation är en nyckel till produktivitet. Inom bygg uppstår ofta kommunikationsproblem eftersom många olika yrkesgrupper och individer är inblandade, ofta spridda mellan kontor och byggarbetsplats. I små företag kan kommunikationsvägarna vara informella – man kanske pratar direkt på plats – men så snart projekten blir lite större eller geografiskt spridda ökar risken för missförstånd.
Informationsglapp mellan kontor och fält är ett vanligt scenario: det kan handla om att de som planerar inte fullt ut känner till förhållandena på plats, eller att hantverkarna inte informeras om ändringar i ritningar i tid. Studier kopplar kommunikationsbrister till en hög andel problem som uppstår i byggprojekt, till exempel orealistiska förväntningar och missade arbetsmoment gobridgit.com. En konkret effekt är att arbetslagen på plats ibland står utan tydliga instruktioner eller med felaktiga förutsättningar, vilket leder till omarbete och förseningar.
Exempel: En platschef kanske antar att en uppgift är utförd eftersom det står så i rapporten, men i verkligheten har den missats – först när det är “för sent” upptäcks luckan, vilket kräver akutåtgärder gobridgit.com. Eller så planeras ett jobb med antagandet att ett moment tar en viss tid, utan att involvera hantverkaren som vet att det egentligen tar dubbelt så lång tid – något som hade framkommit med bättre dialog, och annars leder till orealistiska tidsplaner gobridgit.com.
Varför uppstår kommunikationsproblem? Dels beror det på fragmenteringen i byggprocessen – olika faser och aktörer gör det komplext att hålla alla informerade. Mindre företag har kanske inte dedikerade samordnare, utan alla utgår från sitt. Tekniska ritningar och planer kanske är svårtillgängliga för dem på fältet om man inte har digitala hjälpmedel, så man kör på erfarenhet istället.
Kulturen kan också spela in; det kan finnas en tradition av att “var och en sköter sitt” utan att ifrågasätta, vilket hämmar informationsdelning. Ibland saknas tydliga kommunikationskanaler – man vet inte om man ska ta allt via chefen eller om man får prata direkt med beställaren/arkitekten, etc., vilket gör att vissa ärenden faller mellan stolarna.
Konsekvenser: Dålig kommunikation kan leda till dubblettarbete eller luckor – två personer tror att den andre ska fixa en uppgift, eller så gör båda samma sak. Det leder till slöseri med tid och resurser. Missförstånd kan också orsaka konflikter, t.ex. om kunden förväntade sig något annat än det som levereras för att ingen kommunicerade justeringar. Säkerheten kan äventyras om inte alla informeras om faror eller ändrade arbetsmetoder. Kort sagt, ineffektiv kommunikation undergräver produktiviteten och ökar risken för fel.
Förbättrad samordning och kommunikation: Lösningen här är att införa struktur och teknik i kommunikationen. Det behöver inte vara byråkratiskt – tvärtom, tydlighet förenklar. Några goda praxis:
- Ha regelbundna möten eller avstämningar, t.ex. korta dagliga eller veckovisa genomgångar där man går igenom vad som gjorts och vad som ska göras härnäst. Då får alla samma bild och kan lyfta eventuella problem.
- Skapa tydliga kontaktvägar och ansvar: Vem kontaktar leverantören om material är försenat? Vem informerar kunden om ändringar? Om rollerna är klara undviker man att information glöms bort.
- Använda digitala verktyg eller loggböcker: Idag finns enkla appar/projektplattformar där man kan dela uppdateringar, ritningar, bilder och checklista med hela teamet. Även en gemensam chattgrupp eller molnmapp för projektet är bättre än ingenting. Poängen är att all viktig information dokumenteras och kan nås av de som behöver den – då minskar man beroendet av muntliga meddelanden som kan glömmas.
- Dokumentera ändringar och beslut: Om något avviker från plan, skriv ner det och dela det. När alla vet att alla beslut protokollförs och delas blir kommunikationen mer pålitlig. Som expertisen säger bör projektledaren ”hålla alla i loopen” och summera hinder och framsteg, samt dokumentera kommunikationen för att kunna spåra beslut vid tvist gobridgit.com.
En förbättrad kommunikation leder direkt till högre effektivitet – färre fel, mindre väntan på besked och en mer sammansvetsad projektorganisation.