Låg digitalisering hämmar produktiviteten
Byggbranschen har traditionellt varit sen med att ta till sig ny teknik och digitala arbetssätt, och detta märks särskilt hos mindre företag. Många små byggföretag förlitar sig på äldre, manuella system för kalkylering, planering och uppföljning – till exempel Excel-ark, papper och penna eller bara muntlig tradition. Även om dessa metoder kan fungera i det lilla, riskerar de att vara ineffektiva och felbenägna jämfört med moderna digitala lösningar.
En australisk branschgenomgång påpekade att många mindre byggbolag begränsas av sina “legacy systems”, t.ex. att de fortfarande gör beräkningar för hand eller i enklare kalkylark, istället för att använda integrerade och mer effektiva mjukvaror buildsoft.com.au. Dessutom finns en generell tveksamhet mot ny teknik inom bygg – även när man vet att det finns digitala lösningar som skulle kunna hjälpa, avsätter många företag för små budgetar för att införa dem gobridgit.com.
Varför halkar små byggföretag efter i digitalisering?
- Kostnads- och resursbegränsningar: Avancerade byggsystem kan vara dyra att köpa in och kräver tid för implementering. Små företag har sällan en IT-avdelning eller ens dedikerad tid att sätta sig in i nya verktyg. Man prioriterar det operativa arbetet och upplever att man inte har råd, varken ekonomiskt eller tidsmässigt, att lägga om sina processer. Att anskaffa kapital för teknikinvesteringar är en utmaning för många mindre byggbolag buildsoft.com.au.
- Kompetensklyfta och attityd: Digital kompetens kan saknas – kanske finns ingen på firman som är insatt i t.ex. projekthanteringsprogram. Det kan också finnas en kulturell tröskel: “vi har alltid gjort så här, varför ändra?”. Om ledaren och de anställda är ovan vid digitala verktyg kan tröghet och osäkerhet göra att man avstår, även om verktygen i längden skulle spara tid.
- Fragmenterad marknad av lösningar: Småföretagare vet inte alltid vilken lösning som passar dem bäst. Det finns appar för tidrapportering, för kalkyler, för scheman – risken är att man provar något halvhjärtat som sedan inte används fullt ut. Utan en tydlig digitaliseringsstrategi blir tekniken lätt hyllvärmare.
- Initial produktionsbortfall: Att införa ett nytt system kan initialt sakta ned verksamheten (personal måste tränas, data läggas in etc.), vilket kan vara avskräckande när man redan går på full kapacitet med projekten.
Konsekvenser av låg teknikanvändning: Den kanske mest uppenbara är att administration och informationshantering tar längre tid än nödvändigt. Om allt sker via papper eller separata dokument finns risk för dubbelt arbete (skriva in samma sak flera gånger) och fel (man missar en uppdatering någonstans). Ett konkret exempel är dokumentation och ritningshantering – pappersritningar kan vara inaktuella efter ändringar, medan digitala modeller kan uppdateras och delas i realtid.
Vidare går små företag miste om data och analys – större aktörer använder dataanalys för att prognostisera och förbättra processer, medan en liten firma utan digital stöd kanske inte ens kan följa upp exakt var man tappar tid eller pengar. Sammantaget riskerar man lägre produktivitet, högre kostnader och att ligga steget efter konkurrenter som digitaliserar.
På lång sikt finns också en strategisk risk: “Technology has transformed construction... companies unable to keep up risk extinction” påpekas det i branschanalys buildsoft.com.au. Det kan låta drastiskt, men poängen är att företag som inte moderniserar sig kan förlora kunder som kräver modern informationshantering (t.ex. digitala byggnadsmodeller, dokumentation för kvalitet och miljö etc.).
Vägar mot ökad digitalisering: Lyckligtvis finns ett ökande stöd för att även små och medelstora byggföretag ska digitaliseras. EU-kommissionen har till och med publicerat en strategihandbok med en färdplan för införande av digital teknik i små byggföretag, där fokus ligger på hur man kan sänka driftskostnader, höja kvaliteten och öka effektiviteten genom digitalisering blog.bluebeam.com. Några praktiska steg för företagen är:
- Identifiera områden med störst förbättringspotential: Är det i kalkyleringen? Tidsplaneringen? Kommunikation med kunder? Börja där smärtan är som störst och leta digitala verktyg för just det.
- Små steg – börja enkelt: Man kanske inte kan digitalisera allt över en natt, men man kan börja med till exempel ett tidsrapporteringssystem eller ett enklare projekthanteringsverktyg för sina anställda. Även att gå från pappersfakturor till digital fakturering, eller från handskrivna dagboksblad till foton + anteckningar i mobilen, är framsteg.
- Involvera medarbetarna: Utse någon som “digital champion” internt – en person som är intresserad av teknik och kan driva på användningen av nya verktyg. Utbilda personalen och förklara nyttan så att inte systemen motarbetas.
- Utnyttja branschstöd: Det finns många färdiga lösningar riktade till bygg-SME: allt från kostnadsfria appar till subventionerade program genom branschinitiativ. I Sverige ger t.ex. vissa projekt via Tillväxtverket och SBUF stöd för digital utveckling effekten.se. Att delta i sådana kan ge både kunskap och ekonomisk hjälp.
- Mät effekterna: Sätt upp kort- och långsiktiga mål med digitaliseringen (som EU-handboken föreslårblog.bluebeam.com) – t.ex. “minska tiden för att sammanställa offert med 50 % inom ett år” – och följ upp. När man ser faktiska förbättringar sporrar det till vidare satsningar.
Sammanfattningsvis kan digitalisering hjälpa små byggföretag att “göra mer med mindre” – något som är extra värdefullt när man har begränsade resurser. Utmaningen är att komma över initiala trösklar i form av kostnad och vana, men trenden går mot att allt fler mindre aktörer tar klivet in i den digitala eran, särskilt i takt med generationsskiften och ökad kundkrav på digital dokumentation.