Utmaningar i projekt och verksamhetsstyrning
Förutom personalfrågorna brottas små byggföretag med att få projekten att flyta effektivt och lönsamt. Byggbranschen är känd för relativt låg produktivitetstillväxt globalt – studier har visat att byggsektorns produktivitet i princip stagnerat de senaste decennierna, långt efter andra sektorer constructiondive.com. Små företag har särskilda utmaningar då de har mindre resurser för avancerad planering, teknik och buffertar. Här följer vanliga problemområden kring effektivitet och exempel på vad de beror på.
Planering, projektledning och tidsstyrning
Att hålla projekt i tid och inom budget är lättare sagt än gjort, och brister i planering och projektledning är en huvudorsak till ineffektivitet. Det är väl dokumenterat att många byggprojekt drabbas av förseningar och kostnadsökningar. En stor internationell studie uppskattade t.ex. att 98 % av stora byggprojekt spräcker budgeten (ofta >30% över budget) och närmare 80 % blir försenade gobridgit.com. Orsakerna kan vara många – från oförutsedda händelser som väder och materialbrist till rena planeringsmissar. I små och medelstora projekt upplever man liknande problem, om än i mindre skala, när planeringen inte är tillräckligt noggrann.
Vanliga orsaker till planerings- och produktivitetsproblem:
- Bristande projektplanering och prognoser: Mindre företag saknar ibland formella verktyg eller kunskap för att göra detaljerade tidsplaner, kostnadskalkyler och riskanalyser. Om man undervärderar hur lång tid moment tar eller glömmer vissa kostnader blir följden ofta förseningar och oväntade utgifter. Ett vanligt exempel är att man inte planerar in vädermarginal eller tid för oförutsedda problem, vilket leder till att tidsplanen spricker.
- Svag samordning av projektets delar: Byggprojekt har många aktörer och moment (markarbete, stomme, el, VVS, ytskikt, etc.). För små företag som kanske inte har dedikerade projektledare kan det vara utmanande att koordinera alla dessa. Om en underentreprenör dröjer eller materialleveranser inte synkas med arbetslagets schema, uppstår lätt stillestånd eller att teamen “kliver på varandra”.
- Ressursbegränsningar: Större företag kan flytta personal och maskiner mellan projekt vid behov, men en firma med t.ex. 15 anställda har en begränsad pool. Om två projekt behöver samma nyckelperson samtidigt eller om någon blir sjuk, saknas backup, vilket påverkar tidsplanen.
- Otillräcklig affärsplanering: Utöver själva byggprojektet kan brist på planering av företagsverksamheten (marknadsföring, säsongsvariationer, kassaflöde – se nedan) leda till att man tackar ja till “för många” projekt samtidigt eller projekt som man egentligen inte har kapacitet för. Detta leder till överbelastning och ineffektivitet.
Konsekvenser: Dålig planering ger en kedjereaktion av problem: förseningar, vilket ofta medför kostnadsöverskridanden (extralöner, flyttade deadlines, vite i vissa kontrakt), och stress hos personalen som måste “släcka bränder”. Kundnöjdheten sjunker om projekt blir försenade eller budgeten överskrids, vilket kan skada företagets rykte. Liten marginal för fel gör att oförutsedda händelser (sjukdom, maskinhaveri, felbeställningar) lättare välter hela tidplanen i ett litet projekt.
Möjliga lösningar inom planering: Små byggföretag drar nytta av att införa även enkla projektledningsmetoder. Det kan handla om att använda tydliga checklistor och tidsplaner för varje projekt, och uppdatera dem regelbundet. Digitala verktyg (se mer under “Digitalisering” nedan) som är anpassade för byggplanering kan hjälpa till att hålla ordning på scheman, resurser och ändringar. En tydlig rekommendation är att sätta realistiska mål och buffertar – hellre planera lite extra tid och hålla deadline än att lova för aggressiva tidsramar som sedan spricker gobridgit.com.
Vidare kan man försöka ”låna” lite av storföretagens arbetssätt: t.ex. ha interna projektgenomgångar, riskmöten och att varje dag stämma av framdriften mot planen. Genom att lära av varje projekt (vad gick över tiden? varför?) kan små företag successivt förbättra sina uppskattningar och bli mer träffsäkra. Om budget tillåter kan en extern projektledare anlitas för större jobb, vilket avlastar ägaren. Slutligen är öppenhet mot kunden viktigt – uppstår det oförutsedda hinder, bör man tidigt kommunicera detta och justera planen i samförstånd så att inte konfliker uppstår i efterhand.